אחת הטעויות הנפוצות ביותר בקרב בעלי עסקים היא לא להבין מהו באמת תזרים מזומנים ומה התפקיד שלו בניהול העסק. רוב בעלי העסקים עסוקים ביום יום במתן שירות, בשיווק ובתפעול ולא מקדישים זמן להבנה של המצב הכלכלי של העסק ובוודאי שלא לניהול התזרים.

כתוצאה מכך, בעלי עסקים רבים בוחנים את מצב העסק בעיקר דרך הרווחיות. הם מסתכלים על ההכנסות וההוצאות ומנסים להבין האם העסק מרוויח או מפסיד. הבעיה היא שבין הרווח על הנייר לבין הכסף שנמצא בפועל בחשבון הבנק קיים לעיתים פער משמעותי. 

הפער הזה נובע מהבדל מהותי בין רווח והפסד לבין תזרים מזומנים. דוח רווח והפסד מראה מה קרה בעסק בתקופה מסוימת, אך תזרים המזומנים עוסק בשאלה מתי הכסף נכנס ומתי הוא יוצא בפועל. 

תזרים המזומנים מושפע באופן ישיר מהחלטות שמתקבלות בעסק מדי יום. החלטות בנושאים כמו גבייה מלקוחות, תנאי תשלום, התחייבויות לספקים, מבנה ההוצאות וקצב ההשקעה בעסק. כאשר אין ניהול נכון של מועדי התקבולים ומועדי התשלומים, גם עסק רווחי עלול למצוא את עצמו במצב שאין לו מספיק כסף בחשבון הבנק.

במילים אחרות, תזרים מזומנים אינו רק תוצאה של פעילות העסק, אלא תוצאה של האופן שבו העסק מנוהל.

כיצד זה משפיע על היכולת של העסק לפעול?
כאשר תזרים המזומנים אינו מנוהל, בעל העסק אינו יודע מה מצבו האמיתי. הוא רואה פעילות, רואה הכנסות ולעיתים גם רווח, אך אין לו תמונה ברורה של תנועת הכסף בפועל. מצב זה של חוסר בהירות משפיע ישירות על אופן קבלת ההחלטות של בעל העסק.

ישנם בעלי עסקים שיגיבו בזהירות יתר. הם יתקשו להתחייב להוצאות, ידחו השקעות וימנעו ממהלכים שיכולים לקדם את העסק. לא בהכרח משום שהמהלכים אינם נכונים, אלא משום שאין להם ודאות לגבי היכולת לעמוד בהם.